Spesialutgave om årsmøter i lokalforeningene i 2026

I dette spesialnummeret av Nytt og Nyttig gir vi en oversikt over hva det kan være viktig å tenke på – både for styret og valgkomiteen i sine forberedelser frem mot neste årsmøte på nyåret. Les mer om:                                                                       

• Vedtekter
• Forberedelser til årsmøter 
• Stemmerett, valgbarhet og medlemslister                    
• Innkalling og sakspapirer 
• Utdeling av økonomiske midler
• Protokoll
• Informasjon til sekretariatet
• Valgkomitearbeid

Vedtekter

NKS vedtekter ble oppdatert på landsmøtet i Tromsø 2024. Alle oppfordres til å sette seg inn i de nye vedtektene og spesielt de endringer som gjelder fra kapittel IV Lokalforening.

Oppdaterte vedtekter og en juridisk tolkning av vedtektene finnes på Foreningsnett her: 

Styre og stell | Norske Kvinners Sanitetsforening

Forberedelser til årsmøtet

Generelt viktig å huske på: 

• Tid for årsmøte bør bestemmes i god tid, gjerne 6 måneder før slik at man også får god tid til å bestemme hvor årsmøtet skal finne sted. Dersom man må leie lokale (evt hotell) kan det være lurt å være tidlig ute. 
• Det er viktig å oppfordre valgkomiteen til å komme i gang med sitt arbeid, dersom de ikke allerede er i gang. Valgkomiteen er foreningens viktigste komite og det er viktig at det legges til rette for et godt samarbeid mellom styret og valgkomiteen.
  • Hvilken kompetanse ser styret at det er behov for?
  • Er det ønskelig å sette i gang en ny aktivitet?
  • Er det behov for kompetanse om eiendom? osv.
• Årsmøtet kan gjerne innledes med en uformell del og brukes som en arena for å trekke til seg andre enn medlemmene, f.eks. ved et spennende temamøte med en ekstern foredragsholder. Programmet for årsmøtet bør derfor avklares tidlig. Hva ønskes av program i tillegg til den formelle delen av årsmøtet? 
• Årsmøtet er en viktig møteplass hvor man kan bli bedre kjent med andre medlemmer og ikke minst få bedre kjennskap til hva foreningen driver med, samt at medlemmene gis mulighet til å bidra til å utvikle foreningen.
• Med den formelle delen vises det til de formelle kravene som står i vedtektene §17. Styret må avklare når innkallingen til årsmøtet skal sendes ut og hva som skal stå i denne.  

Det må legges en plan for saksdokumentene:

• Er det noen saker som bør utredes?
• Hvem er ansvarlig for de ulike sakene?
• Hvordan skal de tilgjengeliggjøres for medlemmene?
• Hvordan skal de legges frem for årsmøtet?

Om stemmerett, valgbarhet og medlemslister

Hvem er valgbare og har stemmerett på årsmøtet i en lokalforening?

På landsmøtet ble § 17-2 endret til følgende: Hovedmedlemmer som er innmeldt og har betalt kontingenten innen 1. februar inneværende år, har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i lokalforeningen de tilhører. Det betyr at man i prinsippet kan melde seg inn i januar og bli valgt inn i lokalforeningsstyret på årsmøtet. 

Støttemedlemmer, hustandsmedlemmer og bedriftsmedlemmer har ikke stemmerett og er ikke valgbare til tillitsverv, men selve årsmøtet er selvfølgelig også åpent for alle medlemmer. (Se også § 2-6 og § 3).    

Merk også følgende vedtektsendring - § 2-6 Lederverv i organisasjonen:

Det er ikke anledning til å ha flere lederverv i organisasjonen samtidig. Lederverv forstås som lokalforeningsleder, fylkesleder og alle verv i sentralstyret. Dette gjelder ikke kombinasjon av styreverv i forening og styrelederverv for en virksomhet eid av samme forening. Det gjelder heller ikke verv i komiteer. Det er anledning til å ha styreverv i lokalforening og verv i sentralstyret samtidig.

Det betyder at man kan ha verv som lokalforeningsleder og samtidig sitte i sentralstyret. Verv man ikke kan samtidig er:

• Fylkesleder og lokalforeningsleder
• Fylkesleder og sentralstyremedlem

En juridisk tolkning av § 2-6 finnes på Foreningsnett under Vedtekter og strategiske planer | Norske Kvinners Sanitetsforening

Oppdaterte retningslinjer for valg finnes her: Oppdaterte retningslinjer - foreningsnett

Medlemslister fra medlemsservice

Medlemsservice sender ut oppdaterte medlemslister til lokalforeningene (med foreløpig saldo for i år) i begynnelsen av året og så kommer oppdaterte lister etter 1. februar. Styret må bruke denne listen for å kontrollere hvem som har stemmerett på årsmøtet. Denne danner og utgangspunkt for valgkomiteens kontroll av hvem som er valgbare på årsmøtet (gjelder alle hovedmedlemmer som har betalt kontingent for inneværende år innen 1. februar). Oppdaterte lister kan dere også få ved å kontakte medlemsservice på telefon 99 50 27 95 eller epost medlemsservice@sanitetskvinnene.no  

Styret må videreformidle hvilke medlemmer som er valgbare til valgkomiteen.

Informasjonen som valgkomiteen trenger, er: Medlemsnummer og navn, mobil, epostadresse, saldo for foregående år (kolonnen «Saldo i fjor») eller kolonnen «saldo» for medlemslister som blir sendt etter 1 februar.

Kolonnen «Saldo» viser om medlemmet har betalt kontingent for inneværende år eller ikke. Dersom medlemmet har betalt, vil tallet være 0 i denne kolonnen. Dersom medlemmet IKKE har betalt, vil det stå et tall i denne kolonnen (eksempel 500/250).

Lister for beregning av antall delegater til fylkesårsmøtene

I begynnelsen av januar sender sekretariatet ut en liste til alle fylkesledere med oversikt over antall betalende medlemmer i lokalforeningene pr. 31.12., som grunnlag for beregning av antall delegater til fylkesårsmøtene. Fylkeslederne blir igjen bedt om å sende listene videre til sine lokalforeninger – slik at lokalforeningene vet hvor mange delegater de må velge på sine årsmøter (innen utgangen av februar) til fylkesårsmøtene (1. mars – 15. mai). Beregningsgrunnlaget for lokalforeningens delegater er regulert i vedtektenes § 13-2. Delegater og stemmerett.

Innkalling og sakspapirer 

I vedtektene står det bl.a. følgende om innkalling og sakspapirer (§17-1):

• Årsmøtet avholdes innen utgangen av februar 
• Styret innkaller medlemmene – minst 4 uker før 
• Innkalling bør inneholde tid og sted, frist for innkomne saker og frist for kandidater til valg. 

Senest 8 dager før årsmøtet gjøres saksliste og sakspapirer tilgjengelig for medlemmene, inkludert valgkomiteens innstilling, innkomne forslag og styrets innstilling til vedtak i årsmøtesakene. 

Kopi av innkalling sendes fylkesstyret. Gi gjerne informasjon om hvordan og når sakspapirene blir tilgjengelig for årsmøtet i innkallingen, om det blir tilsendt pr post el. epost, legges ut på nettet el.

Det anbefales at styret avklarer med valgkomiteen i god tid i forkant slik at de kan koordinere innkalling til årsmøtet sammen med informasjon fra valgkomiteen om hvilke verv som står for valg og oppfordring til å foreslå kandidater til styret. Det er utarbeidet en egen Veileder for valgkomitearbeid i fylkes- og lokalforeninger. Vi anbefaler at både medlemmer av valgkomiteen og styret ser nærmere på denne. 

Saksliste – hvilke saker må legges frem for årsmøtet? 

Vedtektenes § 17-4 regulerer hvilke saker som skal opp på årsmøtet. Under fremkommer disse med vedtatte endringer fra landsmøtet.

Årsmøtet skal behandle og stemme over følgende saker:                        

A  Konstituering                                

1. Godkjenning av innkallelse og saksliste                             
2. Valg av møteleder(e)                       
3. Valg av referent(er)                         
4. Valg av 2 personer, fortrinnsvis utenfor styret, til å underskrive protokollen
5. Valg av tellekomité bestående av minst 3 personer                                 
6. Opplysning om antall stemmeberettigede til stede.                                        

B  Styrets årsmelding

C  Lokalforeningens reviderte regnskap. Styrehonorarer og godtgjørelser til det enkelte styremedlem skal    fremgå av note til regnskapet.

D  Innkomne forslag. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, sendes styret senest 3 uker før årsmøte

E  Handlingsplan og budsjett, herunder også honorar til styremedlemmer.

F  Kjøp og omdisponering av eiendom i lokalforeningens eie. Se også § 15-3, § 15-4 og § 9-6.           

G  Valg  

B  Styrets årsmelding        

Det er lurt å ta utgangspunkt i fjorårets handlingsplan når dere skal skrive årsmelding. Da ser dere lett hva dere har gjort og hva dere ikke har gjennomført av de planene dere la i fjor. Og kanskje kom det noe til underveis? 

Årsmeldinger inneholder vanligvis: 

• Protokoll eller sammendrag av protokoll fra forrige årsmøte 
• Oversikt over hvem som sitter i styret 
• Oversikt over hvem som har andre verv i eller for organisasjonen 
• Referatene eller sammendrag av referatene fra styremøtene
• Kort informasjon om arrangementer organisasjonen har avholdt eller deltatt på 
• Forklaring på hvorfor man ikke har gjennomført ting som står i handlingsplanen
• Medlemssituasjonen
• Økonomien (kommentarer til regnskapet)
• Har dere underliggende virksomheter, skal det også med informasjon om regnskap og drift for disse. 
• Andre spesielle hendelser (for eksempel Omsorgsberedskap, årsrapport og økonomi, dersom lokalforeningen er med i en gruppe). 

C  Lokalforeningens reviderte regnskap.

Som en del av årsberetningen som skal fremlegges for årsmøtet inngår også revidert regnskap fra året som gikk. Regnskapet skal bestå av både driftsregnskap (inntekter og kostnader) og balanseregnskap (eiendeler og gjeld), og skal underskrives av hele styret. Revisjonsberetning skal skrives på eget ark. Det er ikke tilstrekkelig at revisor skriver under på selve regnskapet. Les mer om økonomi, regnskap og rapportering i Veiviser til godt styrearbeid, s. 19 

D  Innkomne forslag

For at et medlem skal ha rett til å få forslag behandlet på årsmøtet, må forslaget være sendt til styret senest 3 uker før møtet. Styret kan også velge å fremme saker under dette punktet, f.eks. styrehonorar eller pengegaver.  Til alle saker skal styret fremme sitt forslag til vedtak som må fremgå av saksdokumentene. Under dette punktet har styret mulighet til å fremme nye forslag som angår foreningen. Så her bør styret tenke igjennom hvilke saker som kan involvere og engasjere flere medlemmer, hva som kan bidra til vekst og utvikling av foreningen. 

E  Handlingsplan og budsjett

Handlingsplan

Det skal være sammenheng mellom organisasjonens overordnede vedtatte Strategisk Plan for 2024-2027 (2030), vedtatt av landsmøtet og lokalforeningenes årlige handlingsplan som skal vedtas på årsmøtet. Handlingsplanen skal gjenspeile planlagte aktiviteter og arrangementer som skal gjennomføres i løpet av året og er et av lokalforeningens viktigste arbeidsverktøy. Handlingsplanen skal bygge på lokale behov og vise hva dere vil gjøre innenfor NKS formål og strategiske plan for gjeldende periode.

Her er det viktig å understreke at det ikke forventes at alle skal bidra inn på alle mål i strategien, men alle kan bidra med noe og i sum blir dette en flott felles innsats. 😊

Handlingsplanen skal gjenspeile postene i budsjettet og bør minimum inneholde: 

• Hva som skal oppnås (mål) 
• Aktiviteter som skal bidra til å nå målene (hva som skal skje). Husk å bygge på lokale behov. 
• Når det skal skje 
• Hvem som har ansvar for at det skjer 
• Hvor mye det forventes å koste (jfr. budsjett) 

Smarte mål er spesifikke, målbare og relevante. Tenk derfor at mål og tiltak skal være: Konkrete, f.eks. avholde ett seminar om kvinnehelse, øke medlemsmassen med x prosent eller å ha etablert en ny aktivitet. Vær realistiske, men strekk dere gjerne litt. Hør gjerne med aktive medlemmer om de ønsker å bidra på konkrete tiltak. Kanskje er noen aktiviteter en god vervemulighet?  

Et forslag til mal for handlingsplan 2025 finnes på Foreningsnett: Handlingsplan 2025 - Lokalforeninger

Vi oppfordrer alle foreninger til å sende inn vedtatt handlingsplan til sin fylkesleder.

Budsjett

Budsjettet skal vedtas av årsmøtet. Et budsjett viser hvordan inntekter finansierer kostnader, i tillegg til å fungere som en ramme for hvilke aktiviteter organisasjonen deres har råd til å gjennomføre. Et budsjett skal derfor gjenspeile handlingsplanen (konkrete planlagte tiltak og kostnader knyttet til disse) og andre kostnader foreningen vil få for kommende år, samt at det gjerne også bør vise til fjorårets regnskapstall. 

Budsjettet sier noe om hvordan foreningen skal bruke pengene den har og får. Da vet dere at det er en demokratisk avgjørelse bak hvordan foreningens penger skal brukes. Budsjettet gjelder normalt for et kalenderår. Hvis inntektene og/eller utgiftene blir annerledes enn det årsmøtet har bestemt, kan styret foreslå å endre det. Endringene må legges frem og begrunnes for neste årsmøte.  

F  Kjøp og omdisponering av eiendom i lokalforeningens eie

Her ble følgende vedtektsendring vedtatt på landsmøtet: § 15-4 Omdisponering av eiendom:                

Før omdisponering av fast eiendom eid av lokalforeningen, datterselskap eller der foreningen oppnevner styre til stiftelse, skal årsmøtet i lokalforeningen behandle saken. Deretter skal saken behandles av fylkesstyret og sentralstyrets arbeidsutvalg, før saken sluttbehandles på årsmøte i lokalforeningen.         

Før salg eller annen omdisponering av fast eiendom legges frem på årsmøtet har styret selv ansvar for at det forberedende arbeidet gjennomføres på en god måte og i tråd med vedtektene. Det er viktig å beregne tilstrekkelig tid til at både årsmøtet, fylkesstyret og SST AU kan behandle saken. For å være sikker på at man har god nok tid opp mot årsmøte, er det lurt å komme i gang tidlig. Kontakt gjerne sekretariatet dersom noe er uklart. Dersom det er aktuelt med salg eller annen omdisponering av eiendom, henvises det til: Veileder ved omdisponering av eiendom. 

G  Valg

Valg skjer i henhold til retningslinjer vedtatt av landsstyret. Se organisasjonshåndboka Organisasjonshåndboka | Norske Kvinners Sanitetsforening. Valgkomiteens forslag til styrekandidater skal foreligge før møtet og være en del av sakspapirene.

Årsmøtet skal velge:                        

1. Leder, nestleder og 3-5 styremedlemmer, i tillegg til eventuelle varamedlemmer i nummerrekkefølge (totalt 5-7 + 2). Styrets samlede medlemstall bør utgjøre et oddetall. Valg på leder og nestleder skal være skriftlig. Valg gjelder for to år. Valg på varamedlemmer gjelder for ett år. Hvert annet år velges henholdsvis:                         

• Leder og inntil halvparten av styrets medlemmer                       
• Nestleder og de øvrige styremedlemmer.

Er valgt lokallagsleder fylkesleder på valgtidspunktet, må fylkesledervervet fratres så snart som mulig, senest på første påfølgende årsmøte. Sammenhengende funksjonstid i samme verv bør ikke overstige åtte år.                              

2. Ett av styremedlemmene utpekes som kasserer ved konstitueringen av styret. Dersom foreningen har ekstern regnskapsfører utpekes den av styret etter årsmøtet.
3. Revisor(er) velges, etter innstilling fra styret. Lokalforeninger skal ut fra sin økonomiske situasjon vurdere å ha registrert/statsautorisert revisor 
4. Lokalforeningens delegat(er) med varadelegat (er) til fylkesårsmøtet. Valget gjelder til neste ordinære årsmøte.
5. Valgkomite til neste årsmøte etter innstilling fra styret. 
6. Valg av en delegat og en varadelegat (er) til landsmøtet (i landsmøteår).

Eventuelt andre tillitsverv. Med tillitsverv menes styre- og andre lederverv i underliggende eller tilknyttet virksomhet, samt verv i faste komiteer.

Utdeling av økonomiske midler 

Det er årsmøtet som godkjenner alle større bevilgninger og dette er viktig for å sikre åpenhet og tillit om styrets disposisjoner av sanitetsforeningens midler. Årsmøtet skal uansett fremlegges en oversikt over alle utdelinger som er foretatt i løpet av året. Ved utdeling av økonomiske bidrag /gaver må styret påse at dette gjøres i hht våre retningslinjer for utdeling av økonomiske midler fra sanitetsforeningen.

Foreningens midler er opparbeidet av tidligere og nåværende medlemmer til beste for foreningens formål. En felles forståelse er derfor viktig både for sanitetskvinnenes omdømme, men også for fremtidige givere er det viktig at midler til sanitetskvinnene benyttes i tråd med opprinnelig givers forståelse og sanitetskvinnenes formål. 

Sanitetsforeningenes midler skal i første rekke gå til sanitetsforeningenes lokale eller sentrale aktiviteter, prosjekter og oppfølgingstiltak, våre egne ideelle virksomheter og våre forskningsfond. Når det gis midler til utstyr bør det så langt som mulig sørges for at gaven merkes med kløvermerket eller at det på annen måte er tydelig at dette er en gave fra NKS. Dette er viktig for å synliggjøre arbeidet vi gjør både i forhold til mottakeren og samfunnet for øvrig. 

Det er ikke anledning til å gi sanitetsforeningenes innsamlede midler og egenkapital som midler til drift til annet enn våre egne lokale eller sentrale virksomheter.

Forbudet omfatter - driftsmidler til andre frivillige og ideelle- organisasjoner/stiftelser, - driftsmidler til offentlig virksomhet (eksempelvis drift av kommunale krisesenter), generelle pengegaver til sykehus eller kommunale virksomheter.

Det er heller ikke anledning til å støtte utbyggingsprosjekter eller delfinansiering av prosjekter som det offentlige har et ansvar for og som det offentlige står som eier av. Fordi vi skal være partipolitisk- og livssynsnøytrale er det heller ikke anledning til å samle inn og/eller gi driftsmidler og gaver til religiøse eller partipolitiske organisasjoner /virksomheter.

For mer informasjons, henvises det til Retningslinjene for økonomiske bidrag som finnes i organisasjonshåndboka.   

Kontonumre for innbetaling til fondene.  

Under ser dere kontonumrene for innbetaling til våre fond. Merk at det ikke er nødvendig med kid nummer, men skriv hvem som er betaler. Alle foreninger som gir bidrag vil motta takkebrev. På forhånd takk! 

Bankkonto: 

Kvinnehelsefondet.............................1506.52.24787 

Forskningsfondet for barn og unge....1506.52.24817 

Protokoll 

Protokollen fra årsmøtet skal føres i pennen av referent(er) som bør være forespurt og har sagt seg villig(e) på forhånd og velges av årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet må reflektere de vedtak som ble fattet. Ifølge vedtektenes § 17-4 velger årsmøtet to personer fortrinnsvis utenfor styret som skal underskrive protokollen, og dermed gå god for at innholdet i vedtakene er som de faktisk ble besluttet på årsmøtet. Den enkleste måten å lage en protokoll på er å ta utgangspunkt i en god og detaljert dagsorden for gjennomføringen av møtet. Med den som mal, fylles vedtak og formuleringer inn der de hører hjemme. Alle vedtak skal fremgå av protokollen og alle forslag det ble stemt over skal protokollføres. Angivelse av stemmetall (blanke stemmer ansees som avgitt) og eventuelle protokolltilførsler fra et mindretall må også med. Styret bør i etterkant gjøre protokollen fra årsmøtet tilgjengelig for medlemmene og følge opp årsmøtevedtak. Alle medlemmer har rett til innsyn i protokollen fra årsmøtet/ fylkesårsmøtet (jfr. § 16-5, §12-6) 

Informasjon til sekretariatet

Sekretariatet har behov før følgende etter årsmøte:

• Årsberetning
• Signert regnskap
• Revisjonsberetning

Dette sendes til regnskap@sanitetskvinnene.no

I januar blir det sendt, til alle lokalforeninger, en lenke til årsrapporteringsskjema som skal fylles ut innen første mars. Den kommer etter at medlemstallene er oppdatert.

Valgkomitearbeid – rett person på rett plass 

Det er ikke lokalstyrets oppgave å være valgkomité, men styret skal legge til rette for at valgkomitéen blir orientert om hvilken kompetanse styret trenger for best å kunne utføre sine oppgaver. Lokalforeningene trenger engasjerte tillitsvalgte som er motiverte for styrearbeid og som vil legge til rette for aktivitetene i foreningen. Valgkomitéen foreslår kandidater som kan jobbe godt sammen med styremedlemmer som ikke er på valg, og som kan bidra til å oppnå foreningens mål. Styret bør ha en sammensetning som representerer mangfold og har kompetanse innenfor lokalforeningens innsatsområder. Det er opp til årsmøtet å velge styret. God planlegging er viktig når man skal finne rett person til rett plass. 

Kartlegging av hva som trengs i det nye styret kan beskrives som en trinnvis metode: 

• Få oversikt over kandidater på valg.
• Gjør dere kjent med planer for perioden. 
• Sjekk status i dagens styre. 
• Undersøk behov i lokalmiljøet/kommunen. 
• Vurder hvilken kompetanse og ferdigheter som er ønskelig.

 Arbeidet med å fremskaffe og vurdere aktuelle kandidater bør fordeles mellom medlemmene i valgkomitéen og kan foregå gjennom hele året. Medlemmene har ulike nettverk og kompetanser, som kan benyttes bevisst i rekrutteringsprosessen. Kandidater som er foreslått av valgkomitéen eller andre innen fristen som er satt i innkallingen til årsmøte og har sagt seg villige, har rett til å delta i styrevalget. 

Les mer om dette på Foreningsnett: Veiviser for valgkomiteer i lokal- og fylkesforeninger